Une salle de réunion est toujours un lieu à choisir avec soin, que ce soit pour une réunion avec vos employés, ou un rendez-vous client important. L’emplacement, mais aussi l’équipement et tout un tas d’autres paramètres doivent être pris en compte. Voici donc quelques conseils pour trouver et réserver la salle de réunion idéale.
Choisir le bon emplacement
Le lieu est un élément essentiel pour la réussite d’une réunion. L’espace de réunion idéal l’est vraiment s’il est accessible à tous le plus facilement. Le mieux est bien sûr s’il se trouve en centre-ville, avec des transports en commun non loin, mais aussi avec un accès à un parking pour ceux qui viendrez avec un véhicule. Et si vous ne trouvez pas en plein centre-ville, il est toujours possible de dénicher la perle rare non loin d’une gare, ou dans un centre d’affaires près d’un aéroport, comme sur Bordeaux ou Mérignac. Du fait que ce sont des axes de déplacement majeurs, il est facile de trouver des transports, mais aussi de quoi se garer juste à côté.
Le nombre de personnes
Il est également important de prévoir une salle à la bonne taille. Impossible de mettre une vingtaine de personnes dans une salle prévue pour seulement une dizaine. Pour éviter ce genre de désagrément, prenez le temps de vérifier la capacité maximale de l’espace de réunion que vous souhaitez louer. Il faut que tout le monde puisse s’installer le plus confortablement possible.
Si l’espace dans lequel vous recevez vos collaborateurs, vos clients ou vos prestataires est trop exigu, cela créera non seulement une mauvaise impression, mais risque également d’avoir un impact sur le déroulé de la réunion. Vos interlocuteurs seront en effet moins disposés à vous écouter et à dialoguer s’ils ne se sentent pas à l’aise.
Et s’il ne vous est pas possible de réserver un espace suffisamment grand pour rencontrer toutes les personnes que vous souhaitez en même temps, séparez les temps de réunion, et faites des rencontres de taille plus modeste.
Les équipements
Lorsque vous cherchez une salle de réunion, faites la liste du matériel essentiel dont vous allez avoir besoin au cours de votre assemblée. Cela peut aller des chaises très confortables, au vidéo-projecteur, en passant par une imprimante. Si votre réunion a lieu durant l’été, assurez-vous également qu’il y ait une climatisation. Il peut être également intéressant de voir s’il y a une machine à café et des rafraîchissements disponibles dans le centre d’affaires.
Autres commodités
Dans certains cas, vous aurez besoin que votre salle de réunion soit à proximité d’hébergements. Certains de vos clients peuvent venir d’une autre ville, et il sera plus agréable pour eux de ne pas avoir trop de trajet à faire jusqu’à leur hôtel une fois la réunion terminée. Pensez également à vérifier qu’il y ait des commerces d’appoint dans les environs, notamment pour se restaurer.
Choisir la bonne salle de réunion peut donner un tout autre ton à votre assemblée, et vous apporter une assurance et une véritable image professionnelle. Auprès de clients comme de prestataires, cela vous permettra d’asseoir votre sérieux.
